Zásady zpracování osobních údajů

I. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost API SOLUTIONS, s.r.o., IČ 24019968, se sídlem Na Lučinách 346, Proboštov, PSČ 417 12, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 55003 (dále jen „my“, „apios“ nebo „Správce“), provozující webovou aplikaci apios dostupnou na adrese apios.cz a napojené API (dále jen „Aplikace“).

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu podpora@apios.cz. Vzhledem k rozsahu a povaze zpracování nejsme povinni jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) a veškeré žádosti vyřizuje přímo Správce na uvedeném kontaktu.

Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů uživatelů Aplikace, osob jednajících za naše zákazníky, návštěvníků webu apios.cz a apios.sk a osob, které nás kontaktují e-mailem, kontaktním formulářem nebo jinak. Zásady jsou vydány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění.

II. Jaké osobní údaje zpracováváme

Uživatelský účet a fakturační údaje. Při registraci a správě účtu zpracováváme e-mail, heslo (uložené výhradně jako nevratný hash), jméno a příjmení, název a adresu firmy, fakturační e-mail, IČO a DIČ a zvolený trh (ČR/SK). Pokud se přihlašujete přes Google nebo Facebook, zpracováváme také identifikátor přiřazený danou službou k vašemu účtu.

Platební údaje. Platby za předplatné zpracovává platební brána Stripe. My sami čísla platebních karet neukládáme ani k nim nemáme přístup — v naší databázi evidujeme pouze identifikátor zákazníka a předplatného přidělený Stripe, abychom mohli párovat platby s vaším účtem. Zákazníci platící na fakturu nám navíc poskytují standardní fakturační náležitosti.

Přístupové údaje k vaší Pohodě. Pro propojení Aplikace s vaším účetním systémem Pohoda (mServer) ukládáme přístupové údaje v zašifrované podobě. Tyto údaje používáme výhradně k navázání spojení s vaším serverem jménem a na účet vašeho předplatného a nejsou nikdy zpětně dešifrovány pro náš vlastní vhled.

Provoz API a obsah požadavků. Aplikace funguje jako brána mezi vaším systémem (e-shop, účetní nástroj, AI asistent apod.) a vaší instalací Pohody — přijatý požadavek převedeme do formátu Pohody, doručíme na váš mServer a odpověď vrátíme zpět. Součástí takto přenášených dat mohou být osobní údaje vašich vlastních zákazníků, dodavatelů nebo zaměstnanců (např. jména a adresy na fakturách či objednávkách). V tomto rozsahu jednáme jako zpracovatel osobních údajů pro vás jako správce — podmínky tohoto zpracování se řídí Podmínkami použití Aplikace a případnou samostatnou smlouvou o zpracování osobních údajů. Pro účely diagnostiky chyb, bezpečnosti a prokazování toho, co bylo přes API odesláno, ukládáme také záznam jednotlivých API požadavků (včetně části jejich obsahu).

Modul pro zpracování PDF dokladů. Pokud využíváte funkci automatického importu PDF dokladů, zřizujeme pro váš účet vyhrazenou e-mailovou schránku, do které můžete doklady přeposílat. Přístupové heslo k této schránce je uloženo zašifrovaně a my jej nikdy nezobrazujeme ani nepoužíváme jinak než k technickému provozu schránky. Obsah přeposlaných dokumentů (např. faktury s údaji o odesílateli a příjemci) uchováváme po dobu nezbytnou ke zpracování a přiřazení dokladu do vaší Pohody.

Komunikace. Pokud nás kontaktujete e-mailem nebo přes kontaktní formulář, zpracováváme jméno, e-mail, případně název firmy a obsah vaší zprávy, abychom mohli na dotaz odpovědět.

Novinky e-mailem. Pokud se přihlásíte k odběru novinek, zpracováváme váš e-mail za účelem zasílání informací o nových funkcích a vydáních Aplikace. Odběr můžete kdykoli zrušit odkazem v e-mailu nebo zprávou na podpora@apios.cz.

Údaje z návštěvy webu a cookies. Při návštěvě apios.cz zpracováváme technické údaje nutné pro provoz webu (relační cookie, ochrana proti CSRF) a se souhlasem také údaje z nástroje Google Analytics (GA4) sloužící k měření návštěvnosti. Podrobnosti najdete v článku VIII. těchto zásad.

III. Účely a právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a vždy na některém z následujících právních základů podle čl. 6 GDPR:

Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — zřízení a správa uživatelského účtu, zpřístupnění Aplikace a API, provoz propojení s Pohodou, fakturace a vyřizování zákaznické podpory.

Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) — vedení účetních a daňových dokladů podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — zajištění bezpečnosti a stability Aplikace a API, prevence a vyšetřování zneužití, diagnostika chyb pomocí logů požadavků, a přímý marketing stávajícím zákazníkům v přiměřeném rozsahu (např. informace o nových funkcích v rámci existujícího vztahu), vždy s možností vznést námitku.

Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) — zasílání newsletteru osobám, které nejsou našimi zákazníky, a používání analytických cookies (Google Analytics). Souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

IV. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a na základě smluv o zpracování osobních údajů těmto kategoriím příjemců:

Poskytovatel hostingu — provozujeme Aplikaci na serverech umístěných v Evropské unii.

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited a přidružené společnosti) — zpracování plateb za předplatné.

Google Ireland Limited — provozovatel služby Google Analytics (GA4) použité se souhlasem pro měření návštěvnosti webu.

Poskytovatel e-mailových a mailboxových služeb — pro doručování transakčních e-mailů a provoz schránek v rámci modulu pro import PDF dokladů.

Ecomail s.r.o. (ČR) — správa seznamu odběratelů novinek a rozesílání e-mailových kampaní a transakčních e-mailů z kontaktního formuláře.

Osobní údaje dále můžeme poskytnout orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon (např. v rámci daňové či jiné kontroly), nebo externím poradcům (účetní, auditor, advokát) vázaným mlčenlivostí.

V. Předávání do třetích zemí

Osobní údaje v zásadě zpracováváme na serverech umístěných v Evropské unii. Některé osobní údaje mohou být v omezeném rozsahu předány mimo EU/EHP, a to výhradně na základě odpovídajících záruk podle GDPR:

Google LLC (USA) jako subdodavatel Google Ireland Limited zpracovává data z Google Analytics v rámci rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro certifikované americké společnosti (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Stripe Inc. (USA) jako subdodavatel Stripe Payments Europe, Limited zpracovává platební údaje na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

Kopii příslušných záruk vám na vyžádání poskytneme na podpora@apios.cz.

VI. Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje spojené s uživatelským účtem zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou jsme povinni je uchovávat podle platných právních předpisů (účetní a daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se týkají, v souladu se zákonem o účetnictví a zákonem o DPH).

Záznamy API požadavků uchováváme po dobu nezbytnou pro diagnostiku, bezpečnost a řešení sporů o obsah přenesených dat, a poté je anonymizujeme nebo mažeme. Obsah dokladů zpracovaných modulem pro import PDF uchováváme po dobu nezbytnou k jejich přiřazení do vaší Pohody.

Údaje zpracovávané na základě souhlasu (newsletter, analytické cookies) uchováváme do odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu stanovenou v článku VIII. u jednotlivých cookies.

Osobní údaje z kontaktního formuláře uchováváme po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a případné navazující komunikace, nejdéle po dobu 2 let od posledního kontaktu.

VII. Vaše práva

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů máte podle GDPR následující práva:

Právo na přístup (čl. 15 GDPR) — můžete požádat o potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a o kopii zpracovávaných údajů.

Právo na opravu (čl. 16 GDPR) — můžete požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů; řadu údajů si můžete opravit přímo v nastavení účtu.

Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) — můžete požádat o výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány, nebo jste odvolali souhlas, se kterým zpracování nemá jiný právní základ. Výmaz neprovedeme v rozsahu, v jakém jsme povinni údaje dále uchovávat na základě právních předpisů (např. účetní doklady).

Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) — v určitých případech můžete požádat, abychom zpracování vašich údajů dočasně omezili.

Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) — u údajů zpracovávaných na základě souhlasu nebo smlouvy automatizovaně můžete požádat o jejich předání ve strukturovaném, strojově čitelném formátu sobě nebo jinému správci.

Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) — proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu, můžete kdykoli vznést námitku; v případě přímého marketingu zpracování na základě námitky bez dalšího ukončíme.

Právo odvolat souhlas — u zpracování založeného na souhlasu jej můžete kdykoli odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Uplatnit svá práva můžete e-mailem na podpora@apios.cz. Na žádost odpovíme nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení; tuto lhůtu můžeme ve výjimečných případech prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat.

Právo podat stížnost — pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů porušujeme GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

VIII. Cookies

Při návštěvě apios.cz používáme následující soubory cookies:

Nezbytné (technické) cookies. Relační cookie zajišťující přihlášení a funkčnost Aplikace a cookie proti CSRF útokům (ochrana formulářů). Tyto cookies jsou nutné pro provoz Aplikace, jejich uložení se neopírá o souhlas a nelze je v rámci používání Aplikace odmítnout; jsou smazány po skončení relace, resp. po odhlášení.

Analytické cookies (Google Analytics). Používáme se souhlasem pro anonymizované statistiky návštěvnosti webu (zdroj návštěv, zobrazené stránky, doba trvání návštěvy). Jejich platnost je nejdéle 13 měsíců a jsou spravovány společností Google Ireland Limited podle zásad ochrany soukromí Google.

Svůj souhlas s analytickými cookies můžete kdykoli udělit, odmítnout nebo odvolat v liště pro správu cookies zobrazené při první návštěvě webu, případně vymazáním cookies apios.cz v nastavení vašeho prohlížeče.

IX. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením nebo zneužitím, zejména šifrování přenosu dat (HTTPS), šifrované uložení citlivých přístupových údajů (hesla k uživatelským účtům, přístupy k vaší Pohodě a e-mailovým schránkám) a omezení přístupu k osobním údajům pouze na osoby, které je potřebují pro výkon své práce.

X. Automatizované rozhodování

V rámci Aplikace neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo pro vás právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

XI. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména v reakci na změny právních předpisů nebo funkcí Aplikace. O podstatných změnách vás budeme informovat prostřednictvím Aplikace nebo e-mailem s dostatečným předstihem před jejich účinností.

Tyto zásady jsou platné a účinné od 1.1.2026.